Klachtenprocedure

Klachten- en geschillenregeling notariaat

Artikel 1 Begripsbepalingen
In deze klachten- en geschillenregeling notariaat wordt verstaan onder:
Cliënt: natuurlijk persoon, dan wel (privaatrechtelijke of publiekrechtelijke) rechtspersoon die als gevolg van de totstandkoming van een overeenkomst van opdracht met Pillar notarissen B.V. van de notariële dienstverlening van Pillar notarissen B.V. gebruikmaakt, dan wel gebruik heeft gemaakt;

Geschillencommissie Notariaat: de commissie ingesteld door de Stichting Geschillencommissies voor consumentenzaken (SGC) en die voor Beroep en Bedrijf (SGB) waar het kantoor betwiste en onbetaald gebleven declaraties kan voorleggen en waar prijs-/kwaliteitsgeschillen kunnen worden aanhangig gemaakt als de door het kantoor aangereikte oplossing niet tot tevredenheid leidt.
Klacht, meervoud: Klachten: iedere schriftelijke of mondelinge uiting van ongenoegen van of namens de Cliënt jegens de notaris of de onder diens verantwoordelijkheid werkzame personen over de werkwijze van dan wel de bejegening door de notaris; de juridisch-inhoudelijke aspecten van de dienstverlening; de financiële aspecten van de dienstverlening of de praktijkvoering in het algemeen;
Klager: de Cliënt of diens vertegenwoordiger die een Klacht kenbaar maakt;
Klachtenfunctionaris: de persoon, niet zijnde de Notaris tegen wie de klacht is gericht, aan wie de behandeling van de klacht is overgedragen[1];

Notaris: Notaris of kandidaat-notaris;

Reglement Geschillencommissie Notariaat: het reglement waarin de werkwijze van de Geschillencommissie Notariaat is neergelegd.

Artikel 2 Toepassingsbereik
Deze klachten- en geschillenregeling notariaat is van toepassing op iedere overeenkomst van opdracht ten aanzien van notariële dienstverlening tussen Pillar notarissen B.V. als opdrachtnemer en een Cliënt als opdrachtgever, tenzij door Pillar notarissen B.V. en de Cliënt uitdrukkelijk in de overeenkomst van opdracht of door middel van een ander schriftelijk document van deze klachten- en geschillenregeling notariaat wordt afgeweken.

Artikel 3 Doelstellingen
Deze klachten- en Geschillenregeling Notariaat heeft tot doel:
a. het vastleggen van een procedure om een Klacht binnen een redelijke termijn op een constructieve wijze af te handelen;
b. het vastleggen van een procedure om de oorzaken van de Klacht vast te stellen;
c. het behoud en de verbetering van bestaande relaties door middel van goede behandeling van de Klacht;
d. de verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening met behulp van de behandeling en de analyse van de Klacht.

Artikel 4 Informatie bij aanvang dienstverlening
1. De Notaris, wijst de Cliënt voor het aangaan van de overeenkomst van opdracht erop dat Pillar notarissen B.V. deze klachten- en geschillenregeling notariaat, die openbaar is gemaakt op de website www.pillar-notarissen.nl, hanteert en dat deze van toepassing is op de notariële dienstverlening.
2. Een Klacht die na behandeling overeenkomstig de interne klachtprocedure zoals bedoeld in artikel 5 van deze klachten- en geschillenregeling notariaat niet is opgelost, kan, ten behoeve van een bindende uitspraak dan wel een arbitraal vonnis worden voorgelegd aan de Geschillencommissie Notariaat. Het Reglement Geschillencommissie Notariaat kan worden opgevraagd bij de secretaris van de commissie op het adres Postbus 90600, 2509 LP Den Haag, of de sites www.degeschillencommissie.nl en www.knb.nl.

Artikel 5 Interne klachtprocedure
1. De Klacht waarmee een Cliënt Pillar notarissen B.V., al dan niet door middel van het e-mailadres info@pillar-notarissen.nl, benadert, wordt doorgeleid naar de Klachtenfunctionaris van Pillar notarissen B.V. die is belast met de uitvoering van deze interne klachtprocedure.
2. Door de Klachtenfunctionaris, wordt de Notaris tegen wie de klacht gericht is in kennis gesteld van de ingediende Klacht.
3. De Klachtenfunctionaris stelt de Klager en de Notaris tegen wie de klacht gericht is in de gelegenheid een (nadere) toelichting te geven op de Klacht.
4. De Klachtenfunctionaris tracht, in samenwerking met de Notaris tegen wie de klacht gericht, tot een oplossing te komen met de Klager.
5. De Notaris tegen wie de klacht gericht is respectievelijk de Klachtenfunctionaris, draagt zorg voor een behoorlijke behandeling van de Klacht en handelt de Klacht af binnen een maand na ontvangst of doet met opgave van redenen mededeling aan de Klager over afwijking van deze termijn met vermelding van de termijn waarbinnen wel een oordeel over de Klacht wordt gegeven.
6. De Klachtenfunctionaris, legt de uitkomst van de Klachtenprocedure, al dan niet vergezeld van aanbevelingen, schriftelijk vast,  en doet de Klager en de Notaris tegen wie de klacht gericht is deze uitkomst toekomen.

Artikel 6 Verantwoordelijkheden en klachtenregistratie
1. De Notaris en daarna de Klachtenfunctionaris zijn verantwoordelijk voor de behandeling en afhandeling van de Klacht.
2. De Klachtenfunctionaris, houdt de Klager op de hoogte over de afhandeling van de Klacht.
3. De Klachtenfunctionaris, houdt een overzicht bij van alle ontvangen Klachten met daarbij het onderwerp van de Klacht. Een klacht kan in meerdere onderwerpen worden ingedeeld.

Artikel 7 Geheimhouding en kosteloze klachtbehandeling
1. De Notaris en de Klachtenfunctionaris nemen bij de behandeling van de Klacht geheimhouding in acht.
2. De Klager is geen vergoeding verschuldigd voor de kosten van de behandeling van de Klacht.

[1] dit dient, vanwege de geheimhouding, allereerst een (kandidaat-)notaris te zijn.

Onze
Locatie

Pr. Beatrixlaan 5
(7de verdieping)
2595 AK Den Haag

info@pillar-notarissen.nl